Vad innebär egentligen plenum? Hur skiljer sig acklamation från votering? Ideella föreningar som RFSL Ungdom har utvecklat massa regler och tekniker för att årsmöten och kongresser ska vara så demokratiska som möjligt. Här är några av de viktigaste orden som du behöver ha koll på! Varje ord har en kort förklaring och den engelska termen.
A
Acklamation | Acclamation
Omröstning genom ja-rop. Ordförande läser upp förslagen och lyssnar efter vilket förslag fick mest röster. Om du tycker att ordförande har hört fel ska du begära votering innan beslut fattas.
Adjungera | Co-opt, to
Årsmötet beslutar om icke-medlemmar ska ha närvaro-, yttrande- och förslagsrätt på mötet.
Ajournera | Adjourn, to
Mötet beslutar att ta paus och fortsätta förhandlingarna vid ett senare tillfälle.
Ansvarsfrihet | Discharge of liability
Årsmötet bedömer styrelsens arbete utifrån verksamhetsberättelse, bokslut och revisorernas berättelse. Årsmötet kan välja att avslå ansvarsfrihet om styrelsen brutit mot svensk lag eller RFSL Ungdoms stadgar, eller på annat sätt grovt skadat föreningens intressen. Om ansvarsfrihet avslås kan ingen i den sittande styrelsen bli omvald.
Att-sats | That-Clause
Själva kravet i en motion, proposition eller yrkande. Det är att-satserna som mötet fattar beslut om.
Avslag | Reject, to
Att rösta nej till ett förslag. Motsats till bifall.
Avslagsyrkande | Refusal
Ett förslag om att avslå en att-sats eller ett förslag.
Avstå | Abstain to vote
När du lägger ner din röst istället för att bifalla eller avslå.
B
Balansräkning | Balance sheet
Visar föreningens tillgångar och skulder.
Begära ordet | Request to speak
När du ber om att få prata i en debatt. Kallas ibland för att sätta upp sig på talarlistan.
Beredningsutskott | Preparation committee
En grupp personer som årsmötet väljer för att arbeta med vissa frågor. Utskottet kan skriva pressmeddelande, förbereda val till valberedning eller föreslå jämkningar. Årsmötet beslutar om utskottets förslag ska bifallas eller avslås.
Beslutsordning | Decision procedure
Förklarar hur förslag ska behandlas och i vilken ordning som omröstningar ska ske. Kallas ibland för propositionsordning.
Beslutsprotokoll | Decision protocol
Ett protokoll som endast tar upp vilka beslut som togs.
Bifall | Approve, to
Att rösta ja till ett förslag. Motsats till avslag.
Bokslut | Financial statement
En ekonomisk sammanställning av förra räkenskapsåret med resultaträkning och balansräkning. Kallas ibland för ekonomisk berättelse.
Bordlägga | Postpone, to
Att skjuta upp en punkt till ett senare tillfälle. En punkt kan bordläggas till senare i dagordningen eller till ett framtida möte.
Budget | Budget
En ekonomisk plan med intäkter och kostnader för kommande räkenskapsår. Budgets kan också användas till arrangemang och projekt.
D
Dagordning | Agenda
En lista med alla punkter som ska tas upp på mötet. Stadgarna bestämmer vilka punkter som ska tas upp på årsmötet och kongressen. Kallas ibland för agenda eller föredragningslista.
Diskussionsprotokoll | Discussion protocol
Ett protokoll där både diskussioner och beslut är nedtecknade.
Dra tillbaka förslag | Withdraw suggestion
Om du ångrar ditt förslag kan du dra tillbaka det. Ett tillbakadraget förslag går inte till omröstning: däremot kan någon annan välja att lyfta förslaget.
E
Enhälligt | Unanimous
När alla röstar på samma sätt. Kallas ibland för enhällig majoritet.
Enkel majoritet | Simple majority
När mer än hälften av alla röstar på samma sätt. Används främst när det finns ett förslag eller två förslag att rösta på.
Ersättare | Deputy
En person som är vald att ersätta en förtroendevald om den måste lämna sitt uppdrag. Om till exempel ett ombud inte kan delta på kongressen kan en ersättare ta dens plats. Kallas ibland för suppleant.
F
Fond | Fund
Pengar som har avsatts till ett särskilt ändamål.
Formalia | Formalities
Punkterna i dagordningen som kommer före redovisningen av förra verksamhetsåret.
Förbund | Federation
Ett samlingsnamn för alla medlemmar, distrikt och aktivistgrupper.
Förslag | Suggestion
Ett samlingsnamn för motioner, propositioner och yrkanden. Ett förslag kan innehålla en eller flera att-satser.
Förslagsrätt | Right to propose
Rätten att skicka in motioner inför och lägga yrkanden under ett möte. Medlemmar har förslagsrätt på distriktets årsmöte, medan ombud har förslagsrätt på kongressen. Kallas ibland för yrkanderätt.
Förtroendeuppdrag | Elected position
Ett uppdrag eller roll i organisationen. Kallas ibland för förtroendepost eller roll.
Förtroendevald | Elected representative
Ett samlingsnamn för alla som valts till ett förtroendeuppdrag i föreningen.
H
Handlingar | Papers
Ett underlag som styrelsen skickar ut till medlemmarna inför årsmötet. Handlingarna innehåller verksamhetsberättelse, bokslut, revisorernas berättelse, förslag på verksamhetsplan och budget, propositioner, motioner och valberedningens förslag.
I
Ideell förening | Non-profit organization
En förening som drivs utan vinstintresse. Medlemmar som engagerar sig i föreningen gör det istället för att hjälpa andra, göra en insats, och skapa en bättre värld.
J
Justera röstlängden | Adjust the electoral roll
Att uppdatera röstlängden så att alla närvarande med rösträtt är listade. Röstlängden justeras när mötet börjar, när förhandlingarna återupptas och vid begäran.
Justerare | Attester
Person som valts för att läsa protokollet på förhand för att kontrollera att allting stämmer. På årsmöten brukar justerare också vara rösträknare under mötet.
Jämka sig | Reconcile, to
När en drar tillbaka eller ändrar sitt förslag så att det sammanfaller med ett annat förslag.
Jäv | Conflict of interests
När en person har personliga intresse i en viss fråga som kan påverka dens omdöme. En person som är jävig ska avstå från att delta i omröstningen.
K
Kandidera | Run for election, to
När en person ställer upp till val till ett förtroendeuppdrag. Kallas ibland för att nominera sig själv.
Kongress | Congress
Det högsta beslutande organet i RFSL Ungdom. Under kongressen samlas distriktens ombud för att gå igenom vad vi gjorde förra året och bestämmer vad vi ska göra under året. Kongressen ska diskutera och rösta om inskickade förslag. Den ska också välja personer till förtroendeuppdrag som styrelseledamot, revisor eller valberedare.
Konstituerande möte | Inaugural meeting
Styrelsens första möte på verksamhetsåret efter årsmötet eller förbundsstämman. På det konstituerande mötet kommer styrelsen överens om hur de ska arbeta tillsammans och vem som ansvarar för vad. Det är vanligt att ha en överlämning och/eller kick-off i samband med mötet.
Kontrapropositionsvotering | Counter-proposition voting
En utslagsomröstning som används när det finns flera förslag som står mot varandra och mötet ska fatta ett beslut. Förslagen ställs mot varandra två och två tills ett förslag återstår. Kallas ibland för att vaska fram förslag.
Kvalificerad majoritet | Qualified majority
När mer än två tredjedelar av alla röstar på samma sätt. Kallas ibland för absolut majoritet.
L
Ledamot | Board member
En person som sitter i en styrelse. Ibland används ledamot om styrelsemedlemmar som inte är valda till ordförande, kassör, eller sekreterare. Kallas ibland för styrelsemedlem.
Lyfta förslag | Bring up suggestion
Ibland kan en behöva lyfta förslag för att det ska gå till omröstning. En kan lyfta sina egna förslag och tillbakadragna förslag.
M
Mandatperiod | Term of office
Tiden för ett förtroendeuppdrag. Som tumregel varar en mandatperiod mellan två årsmöten eller tills en lämnar sitt förtroendeuppdrag.
Medlemsregister | Membership list
Lista över alla som är medlemmar i en förening. I medlemsregistret går det att se medlemmarnas kontaktuppgifter och hur de vill bli kontaktade. Hantering av medlemsregistret regleras av EU:s dataskyddsförordning General Data Protection Regulation (GDPR) och vår integritetspolicy.
Motion | Motion
Ett skriftligt förslag från medlemmar som årsmötet ska ta ställning till. Motioner kan handla om vad föreningen ska göra, vad vi ska tycka i politiska frågor och uppdateringar i styrdokument. Motioner ska alltid ingå i handlingarna som skickas ut. Fler personer kan skriva under en gemensam motion.
Motionssvar | Respond to a motion
En skriftlig kommentar i handlingarna där styrelsen kommenterar motionen. Oftast föreslår svaret också att årsmötet ska bifalla eller avslå motionen. Styrelsen kan även föreslå tilläggs- eller ändringsyrkanden eller anse motionen besvarad.
Mötesordförande | Meeting chairperson
Person som valts för att leda mötet, fördela ordet och svara på frågor. På kongressen brukar det vara två ordföranden som hjälper varandra.
Mötessekreterare | Meeting secretary
Person som valts för att dokumentera mötet genom att skriva protokoll. På kongressen brukar det vara två sekreterare som hjälper varandra.
N
Nominera | Nominate, to
Att föreslå någon till ett förtroendeuppdrag till valberedningen. Om du nominerar dig själv kan en säga att du kandiderar.
Närvarorätt | Right of attendance
Rätten att vara med på mötet. Alla medlemmar har rätt att närvara på kongress och distriktens årsmöte.
O
Observatör | Observer
Medlemmar som inte är ombud som deltar på kongressen. Observatörer har närvaro-, förslags- och yttranderätt, men får inte rösta.
Ombud | Representative
Medlemmar som blivit valda att representera sitt distrikt på kongressen. Ombud har närvaro-, yttrande-, förslags- och rösträtt på kongressen. De förväntas representera sitt distrikt, läsa igenom handlingarna och delta aktivt under förhandlingarna.
Ordningsfråga | Point of order
Ordningsfråga handlar om formerna för mötet som att fråga om beslutsordningen, be om ett förtydligande eller begära en kort paus. Ordningsfrågor bryter talarlistan.
P
Plenum | Plenary meeting
När alla ombuden samlas för förhandlingar på kongressen. Kallas ibland för helgruppssamling.
Praxis | Praxis
Hur en förening brukar göra i vissa frågor som inte är grundat i styrdokument.
Procedurregler | Rules of procedure
Gemensamma regler för hur mötet ska gå till. Oftast tar reglerna upp vilka som har närvaro-, yttrande-, förslags- och rösträtt samt vilka regler som gäller för diskussion och omröstningar. Kallas ibland för mötesordning eller arbetsordning för möte.
Presidium | Presidium
Samlingsnamn för mötesordföranden, mötessekreterare, justerare och rösträknare. Presidiets roll är att leda mötet, svara på frågor och se till att alla följer procedurreglerna. Presidiet har ingen rösträtt.
Proposition | Proposition
Förslag som styrelsen skickat in till årsmötet.
Protokoll | Protocol
Skriftlig dokumentation som sammanställer ett möte.
Påverkanstorg | Discussion square
En form av fördiskussion där ombuden går mellan stationer för att diskutera motioner och propositioner. Vid varje station finns personer som kan svara på frågor och hjälper till att skriva yrkanden. Syftet med påverkanstorg är att underlätta diskussioner i plenum och slå ihop liknande förslag som har ett större stöd bland ombuden.
R
Relativ majoritet | Relative majority
När de flesta röstar på samma förslag. Används främst när det finns tre eller fler förslag som står mot varandra.
Replik | Reply
Om någon missförstår dig, ställer en fråga, eller nämner dig i en debatt kan du begära replik för att bemöta debattören. En replik bryter talarlistan: ordförande avgör om repliken ska beviljas.
Reservation | Minority report
En notering i protokollet där du tar avstånd till ett beslut som mötet gjorde och förslag på vad mötet borde ha beslutat istället. En reservation kan vara undertecknad av flera personer.
Resultaträkning | Income statement
Sammanställning av inkomster och utgifter under ett räkenskapsår.
Revisionsberättelse | Audit report
En rapport av revisorns arbete och en rekommendation till årsmötet ifall styrelsen bör beviljas ansvarsfrihet. Kallas ibland för revisorernas berättelse eller revisorns utlåtande.
Revisor | Auditor
Person som valts för att granska styrelsens arbete och föreningens ekonomi under verksamhetsåret.
Revidering | Revision
När sekreterare rättar eller på annat sätt ändrar en text i efterhand. Mötet beslutar om en revidering ska bifallas eller avslås.
Röstkort | Voting card
Ett personligt kort som ges ut till alla deltagare som får rösta på kongressen. Röstkortet används vid votering och för att ställa en ordningsfråga.
Röstlängd | Electoral roll
Hur många närvarande som har rösträtt på mötet. Röstlängden justeras när mötet börjar, när förhandlingarna återupptas efter en ajournering och vid begäran.
Rösträknare | Teller
Person som blivit vald att räkna röster vid votering och sluten omröstning. På årsmöten brukar rösträknare också vara justerare under mötet.
Rösträtt | Right to vote
Rätten att rösta. Alla medlemmar har rätt att rösta på distriktets årsmöte. På kongressen är det ombud, förbundsstyrelse och den nationella valberedningen som har rösträtt. Styrelsen får inte rösta om ansvarsfrihet eller val av revisorer.
S
Sakupplysning | Point of information
Du får begära sakupplysning för att upplysa i en sakfråga eller påpeka en felaktighet i en debatt. Sakupplysning bryter talarlistan: ordförande avgör om sakupplysningen ska beviljas. En sakupplysning ska vara kortfattad och får inte innehålla några argument.
Sluten omröstning | Secret ballot
Omröstning där alla röster är anonyma. Slutna omröstningar använder ofta appar, e-tjänster eller valsedlar. Sluten omröstning används främst när det finns flera kandidater till ett förtroendeuppdrag.
SRHR | SRHR
Förkortning för sexuell och reproduktiv hälsa och rättigheter.
Stadga | Statutes
En förenings regelverk som förklarar föreningens syfte, struktur och arbetssätt. RFSL Ungdom har en förbundsstadga på riksnivå: alla distrikt har en egen stadga för lokal nivå.
Streck i debatten | Close the debate
Om du tycker att en debatt går på tomgång utan att tillföra något nytt kan du begära streck i debatten. Om mötet bifaller förslaget får alla med yttranderätt begära ordet en sista gång. Ett draget streck innebär att det inte går skriva upp sig på talarlistan och att mötet går till omröstning när talarlistan är tom.
Stryka sig | Take yourself off
När någon inte längre vill gå upp i talarstolen. När ordförande läser upp ditt namn stryker du dig genom att skaka på huvudet eller dra pekfingret över din hals.
Styrelse | Board
En grupp med förtroendevalda som ansvarar för distriktets verksamhet och ekonomi, men också distriktets ansikte utåt. Mellan årsmöten är styrelsen distriktets högsta beslutande organet.
T
Talarlista | Speakers’ list
Listan över alla som begärt ordet i en debatt. Det är presidiet som ansvarar för att göra och pricka av listan.
Talarstol | Rostrum
Platsen där medlemmar debatterar i plenum. Själva talarsolen kan vara ett småbord, ett podium eller en liten scen.
Tidsbegränsning | Time limit
Om mötet har ont om tid kan du begära tidsbegränsning. Om mötet bifaller förslaget tar presidiet tid på talarna i debatten och har rätt att avbryta när tiden tar slut.
Tilläggsyrkande | Addition
Förslag om att lägga till en att-sats i en motion eller proposition.
V
Valberedning | Nomination committee
En grupp personer som valts för att förbereda ett förslag på förtroendevalda till nästa ordinarie årsmöte.
Valberedningens berättelse | Nomination committee’s report
En redovisning av valberedningens arbete under förra verksamhetsåret. Ibland innehåller berättelsen också en analys av föreningens tillstånd, utmaningar och behov.
Valberedningens förslag | Nomination committee’s proposal
En lista med alla kandidater som valberedningen rekommenderar till förtroendeuppdrag.
Verksamhetsberättelse | Annual report
En redovisning av vad föreningen gjorde under förra verksamhetsåret.
Verksamhetsplan | Operational plan
En plan på vad föreningen ska göra fram tills nästa ordinarie årsmöte.
Y
Yrkande | Proposal
Förslag som deltagarna lägger under diskussionen. Ett yrkande kan vara att avslå, lägga till eller ändra en att-sats.
Yttranderätt | Right to speak
Rätten att delta i diskussioner på ett möte. Alla medlemmar har rätt att yttra sig på kongressen och på distriktens årsmöte.
Å
Årsmöte | Annual Meeting
Högsta beslutande organet i en förening. På årsmötet samlas medlemmarna för att gå igenom vad föreningen gjorde förra året och bestämma vad föreningen ska göra i år. På årsmötet väljs också personer till förtroendeuppdrag. Kallas ibland för årsstämma.
Ä
Ändringsyrkande | Adjust
Förslag om att ändra en att-sats i en motion eller proposition.